Plataforma Provincial Logística Sanitaria de Sevilla

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 El modelo de gestión de compras a través de las Plataformas Provinciales de Logística Sanitaria en Andalucía (PLS) se encuentra consolidado. Las PLS asumen funciones de contratación administrativa, aprovisionamiento, almacenamiento, distribución, control de consumos, gestión de facturas, contabilidad y control de operaciones.

Estas plataformas dan respuesta satisfactoria a varias necesidades: una integración total a nivel provincial de las compras y su logística, y la de todos los procesos de licitación pública y de la facturación.

El objetivo primordial es la agilización, protocolización y homogeneización de los procesos, buscando economías de escalas, asegurando un mayor control y un ahorro de costes.

La PLS de Sevilla comprende los Hospitales Virgen Macarena y Virgen del Rocío, las Áreas Sanitarias de Osuna y Sevilla Sur, los Distritos de Atención Primaria de Sevilla y Aljarafe-Norte y el Centro de Transfusión, Tejidos y Células, antiguo Centro Regional de Transfusiones.

Localizada en las instalaciones del Hospital Universitario Virgen del Rocío, cuenta con un nutrido grupo de profesionales con diferentes puntos de apoyo en algunos centros peticionarios.

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Algunos datos relevantes son:

Volumen de compra: 576.186.816€
Número de pedidos: 183.087
Número de expedientes públicos de licitación: 230

La asunción de las competencias en materia de compras por la PLS provincial es una medida corporativa necesaria para la sostenibilidad del SSPA y, a través del funcionamiento de las comisiones técnicas de profesionales como órganos decisorios en la gestión de compras, permite dar respuesta a las preocupaciones de los proveedores que, constituyen uno de sus principales grupos de interés y que interactúan directamente con los profesionales, con los usuarios, así como con el resto de los grupos, compartiendo sus esfuerzos diarios para garantizar una asistencia sanitaria de calidad.

Este año 2017 ha supuesto consolidar e incrementar el sistema de gestión de almacenes de consumo mediante el sistema Kanban, estructura de estanterías de doble compartimento que supone una reducción en el consumo y una ordenación de los productos. Este sistema se está implantando tanto en Hospitales como en Atención Primaria.

En la línea de automatización de las tareas logísticas, se ha adjudicado un contrato que permitirá disponer en el Almacén Central Provincial, de un sistema automático para la preparación de pedidos, que podrá asumir un 70% de las peticiones diarias recibidas de los centros, agilizando el flujo de abastecimiento logístico.

 

 

Mecanismos para favorecer la transparencia

 El modelo de Compras de la Plataforma de Logística Sanitaria de Sevilla se basa en las siguientes líneas estratégicas definidas por el SAS:

  • Reorganización de la cadena logística con la consolidación de las plataformas logísticas provinciales
  • Ordenación del proceso de compra: Acuerdos marcos a nivel de servicios de apoyo y elaboración del PICA, Plan Integral de Contratación Administrativa por parte de las plataformas
  • Uso racional de los productos: Gestión de los acuerdos de consumo con los servicios y UGC de los centros

Para hacer operativas estas estrategias se ha desarrollado el Sistema Integral de Gestión Logística (SIGLO), herramienta informática corporativa que abarca la totalidad del circuito de gestión logística.

Para dar respuesta a las principales preocupaciones de las empresas proveedoras, además de las medidas ya comentadas, se desarrollan de forma directa por el Hospital, o bien a través de las líneas de actuación definidas a nivel Corporativo, las actuaciones siguientes:

Los proveedores del Servicio Andaluz de Salud deben inscribirse en el Centro de Empresas, plataforma de información y servicios integrados de carácter económico y administrativo que opera a través del portal de Internet del SAS. 

El objetivo es establecer vías de comunicación eficientes y normalizadas entre el SAS y sus proveedores y dar cobertura a los flujos de información que necesita el sistema de gestión logística en distintos procesos: Catálogo, Banco, Contratación y Logística.proveedores siglo

El Centro de Empresas pone a disposición de los proveedores un panel de servicios de gran utilidad para sus negocios con el Servicio Andaluz de Salud, entre los que cabe destacar el Sistema Integral de Gestión Logística (SIGLO) donde pueden consultar todo lo relativo a pedidos y facturación con las diferentes plataformas provinciales, así como dar de alta sus productos en el Banco de Bienes y Servicios de aquellos que quieran comercializar y puedan asociarse a genéricos existentes en el Catálogo de productos del Servicio Andaluz de Salud.

El acceso a SIGLO permite a los proveedores conocer el estado de los pedidos, albaranes y facturas, así como acceder al depósito, en su caso, que tienen constituido en los centros para controlar el stock de los mismos. Para poder conciliar las existencias de los depósitos con los proveedores, la Plataforma incluye entre sus objetivos el realizar, al menos una vez al año, un inventario de todos los depósitos constituidos formalmente en los Centros.

El Catálogo de Bienes y Servicios es el instrumento que identifica de manera ordenada y sistemática los bienes y servicios que se demandan en el Servicio Andaluz de Salud. Los proveedores deben de conocer los productos genéricos existentes en este catálogo y, lo que es más importante, las especificaciones técnicas que se requieren, para saber si sus productos se ajustan o no a las mismas. Esto resultará determinante, puesto que tales especificaciones serán las exigidas en los posteriores procedimientos de compra o, como se describe a continuación, para su inscripción en el Banco de Bienes y Servicios.

El Banco de Bienes y Servicios es una oficina virtual que opera a través del Portal de Internet del Servicio Andaluz de Salud en el apartado proveedores. Esta oficina está destinada, con carácter general, al intercambio de información de interés comercial entre las empresas proveedoras y este organismo.

En materia autonómica, constituye un hito fundamental en este marco normativo la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía, la cual en su doble vertiente de publicidad activa y de derecho de acceso a la información pública, es un instrumento para facilitar el conocimiento de la actividad de los poderes públicos y de las entidades con financiación pública.

 

Requisitos sobre el etiquetado de productos

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 Etiquetado

Los requisitos de simbolización para los productos de consumo adquiridos por el Servicio Andaluz de Salud están publicados en la Resolución de 9 de diciembre de 2005 (BOJA nº 249 de 23 de diciembre). Con carácter general, la simbolización de los productos debe ajustase a lo siguiente:

 

Contratación Administrativa

Los proveedores pueden acceder al mercado a través de los expedientes de contratación que se inician desde la Dirección Corporativa, mediante Compras Centralizadas con un único proveedor o acuerdos marco con varios proveedores o desde la Plataforma, donde también se inician expedientes de contratación para la adquisición de bienes y servicios, enmarcados en fomentar la concurrencia y la transparencia. Para ello, la Subdirección de Contratación Administrativa de la PLS Sevilla tiene entre sus objetivos el alcanzar que el 75% de las compras se realicen mediante contratación administrativa.

 

 Contratación Administrativa. Evolución de expedientes por fases

Fase dic-2014 dic-2015 dic-2016 dic-2017
Cartera de proyectos 11 19 16 21
Elaboración del PPT 33 27 28 24
Aprobación del PPT 1 - - -
Licitación 14 22 18 5
Mesas e informes 15 16 22 11
Adjudicación 2 8 28 1
Formalización de contrato 10 10 3 4
En vigor 68 94 125 164
TOTAL    154 196 240 230

 

La Contratación Administrativa se rige por el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por el Real Decreto Legislativo 3/2011 de 14 de noviembre, el Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley, el Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, así como el Decreto 39/2011, de 22 de febrero, por el que se establece la organización administrativa para la gestión de la contratación de la Administración y sus entidades instrumentales y se regula el régimen de bienes y servicios homologados.

Durante el último trimestre de 2017, las unidades de compra y contratación de la Plataforma Logística Sanitaria se han ido formando en la nueva ley de contratos del sector público (Ley 9/2017, con entrada en vigor en marzo de 2018), para la preparación de los expedientes de contratación había que licitar durante 2018. Así mismo, se ha hecho un esfuerzo, durante el 2017, por incluir dentro del ámbito de aplicación del RDL 3/2011 un número importante de expedientes de contratación, con el fin de amortiguar las dificultades que una ley nueva de esta envergadura supone.

Impacto de SIGLO en los proveedores

La creación de las Plataformas Logísticas Provinciales ha supuesto la agregación de las fases del proceso logístico integral, lo que ha permitido potenciar la fuerza de negociación global para mejorar el precio y condiciones generales en la adquisición de bienes y servicios del Organismo, la unificación de criterios en el consumo de artículos y la disminución de la variabilidad en la adquisición.

Las economías de escala permiten una disminución del volumen de existencias en los diversos niveles de almacenaje actual, reducción de obsolescencias, de caducidades, así como optimizar la distribución, tanto en recursos humanos, como mecánicos y materiales.

Pero, por otra parte, la implantación de SIGLO y de la Facturación electrónica (EDI) han supuesto, por la misma definición de los procedimientos (pedido-albarán-factura), la generación de un elevado número de pedidos y, por consiguiente, de facturas, lo que conlleva, por un lado, un aumento de los costes de gestión administrativa y, por otro, un aumento de los costes de transporte para los proveedores.

Para intentar disminuir este impacto negativo están pilotándose, con determinadas empresas proveedoras, algunas soluciones consensuadas que permitan reducir el número de pedidos y además del número de envíos y que, una vez puestas en marcha por un tiempo y evaluadas, se puedan trasladar a otras empresas.

Cumplimiento de plazos en el pago de los productos y servicios

La política global del pago a empresas proveedoras se realiza de forma centralizada en la Dirección General de Gestión Económica del SAS. Se escapa a la capacidad del Hospital el dar respuesta a esta preocupación, que, al igual que las anteriores, son medidas que se abordan desde al ámbito corporativo con el fin de potenciar actuaciones necesarias para la sostenibilidad global del SSPA.

Están unificados los procedimientos de pagos y la priorización de los mismos en todas las plataformas, según el documento de calidad elaborado por los subdirectores de Control de Operaciones.

No obstante, entre los principales objetivos de la Subdirección de Contabilidad de la Plataforma de Logística Sanitaria de Sevilla se encuentran la agilización en los plazos de gestión de las facturas con la finalidad de reducir el periodo de pago global.

Desde 2014 se vienen promoviendo mecanismos extraordinarios de pago a proveedores y, como consecuencia, el periodo medio de pago se ha reducido ampliamente respecto a años anteriores. El periodo medio de pago global se ha situado en 30 días.

A ello ha contribuido la implantación de la factura electrónica, así como la consolidación del nuevo sistema de gestión presupuestaria y contable, que ha permitido reducir considerablemente los periodos medios de tramitación de la facturas hasta el ámbito de pago.

La entrada en vigor del Decreto de garantía de tiempos de pago de determinadas obligaciones de la Administración de la Junta de Andalucía y entes instrumentales en 2017 ha supuesto la reducción de los plazos del pago a veinte días desde la conformidad de la factura, lo que mejorará aún más las condiciones de pago a proveedores.

Estas circunstancias han contribuido a que las pequeñas y medianas empresas y los proveedores locales de este Hospital consigan una situación de liquidez y solvencia financiera que afiance su mantenimiento en el mercado a niveles competitivos y la estabilidad de los puestos de trabajos generados.